İDEAL BİR İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİM SİSTEMİ NASIL OLMALIDIR?

İnsan Kaynakları Yönetim Sistemi insan odaklı ve "insanı en verimli hali" ile değerlendirmek isteyen  bakış açısına sahip bir disiplin olduğu için bünyesinde çok hassas ve dikkat edilmesi gereken noktaları barındırmaktadır. Her şeyden önce unutulmaması gereken bir husus insan kaynakları çalışanları da bir insandır. Dolayısı ile insanın olduğu yerde elbette bir takım hatalar ve yanlışlıkların yaşanması kaçınılmaz olacaktır. Ancak bu disiplin nasıl en az hata ile yönetilebilen bir hale gelebilir? bu soruya cevap arayalım isterseniz.

  

İnsan Kaynakları Yönetim Sisteminin kurum içi işleyişinde ne gibi çalışmalar ile sağlıklı yürüyen  bir sistem  sağlanabilir?

Öncelikle kurumunuzda her türlü İK ile ilgili evraksal eksiğiniz olmaması ve sisteminizin kağıt üzerinde sağlıklı bir şekilde işliyor olması gerekmektedir. Personel özlük dosyalarınızın tam ve eksiksiz bir halde muhafaza edilmesi oldukça önemli bir husustur. Mevcut yasalara göre bu evrakların belirli sürelerde saklanması gerektiğinden sağlıklı bir arşiv sisteminizin oluşturulmuş olması son derece önemli ve gereklidir. Arşiviniz bina içerisinde olur ise aradığınız evraklara daha çabuk ulaşma imkanınız olacaktır.

İnsan Kaynakları ile ilgili her türlü basıma hazır bilgi, belge ve dökümanın bilgisayar sisteminize de kayıtlı olması gerekmektedir. Eğer şirketinizde İSO 9001 Kalite Yönetim Sistemi mevcut ise bu belgeler Kalite Yöneticisi tarafından tek tek numaralandırılarak kayıt altına alınmış olmalıdır. Belirli zaman aralıklarında kullandığınız belgelerin değiştirilmesi yada revize edilmesi gerekliliği doğar ise burada İK kalite Yönetim Temsilcisi ile ortak bir çalışma yürüterek bu çalışmaları gerçekleştirmelidir.

Bilgisayar sisteminizde bir bordro programı mutlaka yüklü olmalıdır. Piyasada bununla ilgili bir çok program bulunmaktadır. Firmalar kendilerine uygun olan bir program seçerek tüm personelin özlük bilgilerini bu bordro programına aktarmalıdır. Bu program E- SGK ile entegre bir halde olmalıdır. Ay sonu e -bildirge verilmesi program ile entegre bir sistem ile çok daha kolay bir hale gelmiştir. Büyük firmalarda bordro ve işe alım kısmı ayrılmıştır. Bu durum bana  göre İK ya daha sağlıklı bir işleyiş kazandırmaktadır.

Bordro ve özlük kısmı işin muhasebesel kısmı olduğundan İşe alım tarafı ile uyumsuz bir işleyiş söz konusudur.( İşe alınan personel bordroda işe başladıktan sonraki işleyişe dahil olmaktadır.) Büyük işletmelerde turnover oranı da yüksek olduğundan işe alım kısmı yoğun mülakat süreci içerisinde olmaktadır. Dolayısı ile sistemin daha sağlıklı işlemesi açısından bordro-özlük ve işe alım tarafı ayrılarak çalışmalar yürütülmektedir. Çalışanların bordrolarının zamanında hazırlanarak maaşların ödenmesi işletmeye ve İK ya güven ortamının tesis edilmesinde önemli bir etken olmaktadır.

Tüm işletmede sağlıklı bir internet ve mail ağı kurulmuş olmalıdır. Büyük firmalarda mailleşmek zaman açısından son derece pratik ve işleri kolaylaştıran bir hale gelmiştir. Dolayısı ile şirket içi mail ağı (İntranet) vb.sağlıklı bilgi akışını sağlayarak İK nın işini kolaylaştıracaktır.

İK nın şirket içi çalışanlarının performanslarını ölçtüğü bir sistemi işler hale getirmesi gerekmektedir. Bilinen bir çok performans sistemi bulunmaktadır. İK burada kuruma uygun olan bir sistemi yönetim ile birlikte belirlemesi ve sağlıklı bir şekilde uygulaması gerekmektedir. Performans yönetim sistemi mümkün olduğunca adil ve objektif kriterler esas almalı, sistem yöneticilerin kapris ve egosundan arındırılmalı ve çalışanın hakları korunmalıdır.

Kurumunuzda "Kariyer Yönetimi Sistemi" kurulmuş olmalı ve çalışanların geleceğe yönelik kariyer planları onların performansları değerlendirmeye alınarak yapılmalıdır. Uzun yıllar aynı firmalarda çalışanlar incelendiğinde sağlıklı bir kariyer yönetimi sistemi içerisinde yükselişlerine devam ederek çalıştıkları gözlemlenmektedir. Çalışanlarınıza gelişim ve ilerleme fırsatı verebildiğiniz ölçüde işletmeye bağlılık artacaktır.

Başarılı bir kariyer yönetimi kişisel tatmini, iş-yaşam dengesini ve finansal güvenceyi kapsar. Bu süreç, bireysel ve kurumsal hedeflerin belirlenmesiyle başlar. Kişinin yeteneklerinin ve hedeflerinin farkında olmaması bu sürecin önündeki zorluklardan biridir.

İnsan Kaynakları departmanı firmada çalışan tüm personele eşit bir mesafede olmalı ve herkes ile iyi geçinebilmelidir. Departman çalışanları fırsat buldukça firmanın tüm alanlarında gezip gözlem yaparak olumsuz bir durum varsa proaktif bir şekilde müdahale edebilecek esnekliğe sahip olabilmelidir. Tüm çalışanlara güleryüzlü bir şekilde davranarak onların dertlerini sıkıntılarını dinleyip olaylara çözüm odaklı yaklaşabilmelidir. İnsan bir değerdir ve elbette saygıyı ve değeri en çok ta çalıştığı firmanın İK departmanından görmek istemektedir.

İK çalışanlarına belirli zaman aralıklarında sosyal aktivite düzenleyebilmelidir. Yoğun stres altında çalışan insanlar bu zamanlarda hem diğer çalışanlar ile kaynaşma fırsatı bulacak hem de işletmeye aidiyet duygusu besleyecektir. Bu tip aktivitelerin düzenlenmesi personelin üzerinde olumlu etkiler yaparak onların moral ve motivasyon düzeylerinin yükselmesine katkı sağlayacaktır.

İK Üst yönetime karşı yeri geldiğinde çalışanın hakkını korumalı ve savunabilmelidir. Yönetimin yanlış bilgilendirilmesi sonucu almış olduğu bir takım kararlar çalışanlara zarar verebilmektedir. Dolayısı ile İK nın burda yönetimi doğru bilgilendirme ve çalışanına sahip çıkabilme davranışını sergiliyor olması gerekmektedir. Ayrıca İK çalışanların sosyal haklarını koruma noktasında üst yönetim ile dengeyi sağlayabilen bir yapıda olmalıdır. Çalışanları enflasyon karşısında ezdirmeyecek zam politikalarını işletmede uygulanabilir bir hale getirebilmelidir.

İK İşe alım kısmında sağlıklı işleyiş için ne gibi önlemler almalıdır?

Öncelikle bu yazıyı okuyan İK çalışanları şunu bilmeliler ki İK ya en çok gelen eleştrilerin başında "İşe Alım" kısmında yapılan hatalar gelmektedir. İşe alım İK nın "yumuşak karnı" olmaktadır. İşletmenizde boş bir kadro açıldı ve siz aradığınız kriterleri içeren bir ilan metni hazırladınız ve kariyer portallarına ilanınızı çıktınız.

Aradan bir kaç gün geçti ve aday havuzunuz yeterince başvuru aldı ve siz aradığınız kriterlerle örtüşen adayları havuzdan seçmeye başladınız. Peki adayları seçerken yeterice adil ve objektif olabildik mi? Yoksa sadece adayların CV sinde marka olmuş üniversitelerden mezun olmasını yada bilinen firmalarda çalışmış olması sizin için yeterli mi?

İşte CV seçiminde daha en başta adil olmayı başaramayan İK çalışanları mülakatlarda da adaylara objektif bir şekilde yaklaşamayacak ve dolayısı ile bir çok yeteneği daha en başında acımasızca eleyerek onlara bir şans vermeyecektir. Bir çok yazımda da bu konuya değinmeye çalıştım. Adayların marka bir üniversiteden mezun yada bilinen bir firmada bir süre çalışmış olmasını İK "Yetenek" olarak algılama yanlışına devam etmektedir.
Dolayısı ile bu yanlış algının İK departmanınızda yok edilebildiği ölçüde "Adil ve eşitlikçi" bir İK anlayışı işetmenizde yerleşmeye başlayacaktır.

Adaylar mülakat için firmalara davet edildiğinde bir çoğundan saatlerce boş yere bekletildikleri eleştririlerini duymaktayız. Acil bir işimiz çıktığında bunun bilgisi bekleyen adaylara mutlaka verilmelidir. Adayın belki başka bir yerde iş görüşmesi olabilir yada acil bir işi olabilir, bunları da göz önünde bulundurmakta yarar vardır.

Birçoğu zaten işe alınmayacak olan adaylar saatlerce boş yere bekletiliyorlar .Sosyal medyanın son derece etkin olduğu günümüzde adaylar mülakatlarda yaşamış oldukları bu tip olumsuz durumları paylaşmaktadır. Bu yanlışları marka olmuş firmaların bile yaptığını görüyoruz. İşveren markasını düşürecek bu davranışlardan firmalar kaçınmalıdır. Dolayısı ile her aday bir değerdir! çok bekletmeden adayların mülakata alınması daha doğru bir yaklaşım olacaktır.

Bir diğer önemli husus  adaylara mülakat  sonrasında  geç  dönüş yapılması veya dönüş yapılmaması  durumudur. Her ne şartta olursa olsun İK mutlaka her adaya dönüş yapabilmelidir. Olumlu görülen adaylara en geç 1 hafta zarfında geri bildirim yapılmalıdır. Aksi halde adayın başka şirketlerde işe başlaması durumuna sıklıkla rastlanmaktadır.

İK nasıl ki bir çok aday ile görüşme yaparak seçim yapıyorsa adayın da birçok firma ile görüşme halinde olabileceği düşünülmelidir. Dolayısı ile  kayıp mülakat süreçleri  işletme hanesine zarar olarak kayıt edilecektir. Olumsuz görülen adaylara da mutlaka geri dönüş yapılmalıdır. Aday kafasında mülakatı olumlu değerlendirmiş ve İK dan dönüş bekliyor olabilir yada o esnada birçok firma ile görüşme yapıyor ve sizden alacağı bilgiye göre görüşme trafiğine yön verecek olabilir.

İK burda genelde iş yoğunluğundan yada olumsuz adayların tepkisini çekmemek adına çekimser kalıyor. Her adayın insana saygının gereği İK dan bilgi almaya hakkı vardır. Dolayısı ile İK burda empati yaparak adayın psikolojisi ile meseleye bakmaya çalışmalı ve adaylara mutlaka dönüş yapmalıdır. Olumsuz adaylara neden olumsuz bulunduğunu bir iki cümle ile belirtilmesi ve bir iki cümle ile iş yaşamında başarılar dilenmesi en azından dönüş alan adayı rahatlatacak ve o da kendisini bir sonraki iş görüşmesine hazırlayacaktır.

 

İK digital dünyaya entegre olurken bir takım insani değerleri de beraberinde taşıyabildiği ölçüde insanların kafasındaki olumsuz İK algısı zamanla azalacaktır. Bunu başarabilen işletmeler gelecekte de fütürist bir İK algısını işletme politikası olarak belirleyeceklerdir.

Mesut YÜKSEL